Facturación electrónica y el ERP; beneficios tangibles

ERP SAT

ERP SAT

Los softwares ERP se han posicionado como una de las herramientas más eficaces en el mercado empresarial, su principal objetivo es el de optimizar los procesos internos y entre ellos se encuentra la facturación electrónica, una herramienta que ha traído diversas ventajas.

Este tipo de módulos permiten hacer la emisión de facturas de manera ilimitada, almacenando y clasificando la información obtenida en el ordenador designado. Además que la mayoría de softwares ERP que lo incluyen se encuentran bajo los lineamientos del SAT que les permite colocar la certificación CFDI a cada factura.

Entre sus principales ventajas se encuentra que los procesos de facturación se pueden realizar dentro de la empresa, así como la administraicón de timbrados, sellos, etc. Además, este tipo de procedimiento permite que el almacenamiento de datos se lleve a cabo en los servidores de la empresa, evitando así fugas de información o posibles retrasos.

Si tu empresa está considerando adquirir un ERP con módulo de facturación electrónica, deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Accesibilidad: Los ERP que almacenan los datos en la nube facilitan el acceso a la información desde cualquier servidor y dispositivo conectado a internet.
  • SAT: Un aspecto de suma importancia es verificar que el proveedor de ERP esté autorizado para proporcionar la certificación a los CFDI.
  • Precio: Si bien la adquisición de un ERP puede representar una inversión fuerte, comprar por partes sistemas o módulos independientes puede resultar un costo más elevado.

Resumen Semanal

Resumen Semanal

¿Te perdiste de lo que hablamos esta semana? No te preocupes, aquí te dejamos el resumen semanal.

 

 

SAT amplía el plazo para presentar la declaración anual

 

 

 

 

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SAT amplía el plazo para presentar la declaración anual

SAT amplía el plazo para presentar la declaración anual

El Servicio de Administración Tributaria, SAT, anunció la ampliación del plazo para presentar la declaración anual 2017, dicho periodo comprenderá del 30 de abril al 15 de Mayo de 2018, pues debido a las inconsistencias en el prellenado de las declaraciones, las personas físicas tendrán más tiempo para presentar el documento.

“Derivado de las inconsistencias encontradas en el llenado de los comprobantes de nómina y en atención al interés de cumplir por parte de los contribuyentes, se amplía al 15 de mayo el plazo para presentar la Declaración Anual del Impuesto Sobre la Renta, de las personas físicas, correspondiente al ejercicio 2017”, Emitió el SAT mediante un comunicado.

Entre los problemas comúnmente encontrados aparecen los siguientes: Captura errónea de conceptos como primas vacacionales, primas de antigüedad, ingresos por jubilación, separación e indemnización, diferencias entre lo reflejado en comprobantes y lo pagado, incongruencia entre los totales de los comprobantes y sus subtotales.

Desde julio del año parado, el SAT se encuentra trabajando con los patrones que presentaron algún tipo de inconsistencia con el propósito de no afectar a las personas físicas obligadas a declarar en abril, el SAT otorga la facilidad para que los contribuyentes presenten su Declaración Anual sin actualizaciones ni recargos.

La regla que da sustento jurídico a esta medida será publicada en los próximos días de manera anticipada en el portal del SAT y después en el Diario Oficial de la Federación.

4 Problemas de cuidado para migrar a CFDI 3.3

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Estamos a escasos días de que la actualización del Sistema de Administración Tributaria (SAT) migre definitivamente a la versión 3.3 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Mientras que algunos negocios ya empezaron su transición, aún se están presentando problemas para emitir los nuevos comprobantes.

Protege a tu negocio de estos 4 problemas de cuidado para migrar a CFDI 3.3 y pasa unas felices fiestas sabiendo que tus facturas están bien hechas.

 

  1. Certificados de Sello Digital actualizados (CSD)

Si tu negocio cuenta con CSD generados con el algoritmo SHA-1, habilitado para facturar la versión 3.2, es muy importante que obtengas los nuevos certificados CSD SHA 256 para cumplir con la actualización de disposiciones fiscales. De lo contrario, la versión obsoleta reportará un error al momento de facturar.

Utiliza este manual elaborado por el SAT para guiarte en el proceso.

 

  1. Timbres para notas de crédito

Dentro de los cambios que forman parte del CFDI 3.3, la información sobre cómo y cuándo timbrar una nota de crédito ha sido tema de dudas o simplemente no se sabe al respecto. Para ello, el SAT publicó una video que ayuda a resolver el punto (La transmisión dura 60 min y contiene información valiosa sobre la emisión de notas de crédito, el tema del timbrado aparece en el 53:20).

Tómate el tiempo para ver esta información que te puede ahorrar problemas futuros al momento de llenar y procesar tus facturas.

 

  1. Manejo del Complemento de Pagos

Debe utilizarse para operaciones cuyo pago sea en parcialidades y cuando se reciba el pago en una sola exhibición. Ten en cuenta que sólo aplica cuando dicho pago no se cubra al momento de la expedición del comprobante.

Recuerda este dato cada vez que elabores una factura y tu migración será mucho más sencilla.

 

  1. Código Postal, el dato más importante

Anteriormente las facturas contaban con los nombres y domicilios de las partes involucradas en una transacción, la versión 3.3 del CFDI no contempla esta información para ninguna de ellas. El código postal de las empresas toma el lugar de esta información y volviéndose un factor crítico para que los comprobantes puedan ser validados y adjudicados respectivamente por el SAT.

Verifica tu CP y el de los domicilios asociados a tu negocio antes de empezar a emitir facturas 3.3.

 

Conclusión

Como es de esperarse, aún se presentan problemas y situaciones que han cambiado con respecto de cómo se hacían en la versión 3.2, asegúrate de informarte bien y de buena fuente para que tu negocio cumpla con las nuevas disposiciones fiscales. Si cuentas con un sistema de contabilidad, ERP o similares, acércate a tus proveedores para corroborar que estás listo para 2018.

 

¿Aún tienes dudas sobre cómo migrar tu negocio a esta versión?
¡Escríbenos tus dudas! Será un placer ayudarte.

Guía rápida para preparar tu negocio para el CFDI 3.3

Guía rápida para preparar tu negocio para el CFDI 3.3

Está confirmado que el Comprobante Fiscal Digital por Internet 3.3 entrará en vigor a partir del 1 de enero de 2018. Si aún no lo has implementado y te estás preparando para ello, aquí tienes una Guía rápida para preparar tu negocio para el CFDI 3.3:

 

  1. Verifica tu información fiscal

Asegúrate que el Código Postal de los domicilios fiscales asociados a tu negocio estén en línea con la información incluida en tus CFDI. De igual manera, verifica que tu Régimen Fiscal sea el indicado.

 

  1. Define el uso de cada CDFI

Cada nueva factura debe establecer su uso de acuerdo al catálogo provisto por el SAT, mismo que te ayudará con el punto 1 y 3 de esta guía.

 

  1. Actualiza tus catálogos de productos o servicios

SAT publicó un catálogo de más de 50,000 productos/servicios para consulta y selección, el cual incluye también Unidades de Medida.

 

  1. Revisa los conceptos aplicables a tus productos o servicios

Ten cuidado de que no incluyan caracteres especiales (no están permitidos) y tengan un límite de 1000 caracteres de longitud. Ayúdate de este buscador.

 

  1. Confirma la infomación de tus clientes

Cada nueva factura emitida será verificada por el SAT. Valida los RFC de tus clientes antes de emitir tus comprobantes.

 

  1. Solicita la actualización de tu software

Si cuentas con un ERP o sistema de contabilidad electrónica, acude con tu proveedor para hacer las modificaciones adecuadas a tu plataforma, para evitar problemas de compatibilidad o desempeño.

 

Es muy importante contar con los datos correctos de tu negocio y tus clientes para evitar emitir un comprobante que no cumpla con los requerimientos necesarios (las multas por utilizar un formato anterior o no vigente pueden llegar hasta los $13,750 pesos). Los requerimientos de información y veracidad de datos del nuevo CFDI son menos permisivos que en sus versiones anteriores.

 

Toma tus precauciones y deja a tu negocio listo para empezar bien el año.

 

¿Qué otras medidas has tomado en tu negocio para prepararte para este cambio?
¿Hay alguna información que te gustaría conocer?
¡Déjanos tu comentario!

10 Cosas que debes saber sobre el CFDI 3.3

10 Cosas que debes saber sobre el CFDI 3.3

Este 2017 nos trae una nueva versión del Comprobante Fiscal Digital por Internet, también conocida como Factura 3.3, lo cual representa la inminente actualización o revisión de software de administración empresarial, pues no todos los módulos están preparados para este cambio.

Tomando esto en cuenta, queremos compartir contigo las 10 cosas que debes saber de este nuevo formato de facturación:

  1. Esta nueva versión será obligatoria a partir del 1 de enero de 2018
  2. Aumentará la validación de información que contiene el CFDI, como RFC, cálculos aritméticos, entre otros
  3. Para facilitar la validación se estableció un catálogo para cada dato importante. Por ejemplo, de servicio/producto que ampara el CDFI, de unidad de medida, uso que el receptor le dará al CFDI, etc.
  4. La leyenda de “Pago en una sola exhibición” se utiliza únicamente cuando se recibe el pago al momento de emitir el CFDI
  5. Se deberá emitir un CFDI tipo “Pago” por cada uno de los pagos recibidos cuando el CFDI se emita antes de recibir el pago del mismo
  6. El domicilio fiscal tanto del emisor como del receptor del CFDI sólo será necesario incluirlo cuando el contribuyente que lo emite tiene sucursales, y deberá señalar el domicilio de la sucursal que está emitiendo el CFDI
  7. Para la cancelación de un CFDI será necesario pedir autorización por medio del Buzón Tributario al receptor del mismo, quien tiene un plazo de hasta tres días para dar su aceptación o negativa. Si dentro de ese plazo no da respuesta, se entenderá que acepta la cancelación
  8. No se podrá cancelar un CFDI cuyo pago ya se recibió total o parcialmente
  9. La forma de pago pedirá información como RFC del banco que ejecuta el pago y del banco que recibe el pago, así como el número de operación. Esto aún es opcional, el SAT informará a partir de cuándo será obligatorio
  10. Con este cambio, la facturación electrónica quedará diferenciada de los recibos de nómina y los comprobantes de pago, serán documentos independientes

 

La intención de estos cambios es lograr un mejor control de los procesos de pago y la validación de los datos de las partes involucradas en determinada transacción. Para los negocios con múltiples sucursales, esto requerirá de sistemas capaces de manejar llevar una contabilidad automatizada en tiempo real y adecuados a la regulación tributaria, con la finalidad de evitar procesos de reclamos o cancelación de comprobantes.

Conclusión

Los procesos de facturación son una parte fundamental de las operaciones de cualquier negocio, y contar con las herramientas que cumplan con las nuevas disposiciones forma la base para una contabilidad clara. Aprovecha estos últimos meses del año para actualizar tus equipos de cómputo y prácticas de cobranza, así como documentarte lo más posible sobre los nuevos catálogos de servicios y temporalidades de pago.

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Facturación Electrónica 3.3 lo que debes saber.

Facturación Electrónica 3.3 lo que debes saber.

A partir del 1 de diciembre las empresas deberán utilizar el sistema actualizado de facturación electrónica en su versión 3.3. Para ello, deberán realizar algunos ajustes y organizar sus inventarios ya que de otra forma sus facturas no podrán ser emitidas.

Según datos de SAT, solo 1 de 4 empresas han migrado a la actualización 3.3 del sistema de Facturación Electrónica, la versión anterior dejará de tener validez a partir del próximo 30 de Noviembre.

El objetivo de la actualización es incrementar la calidad de la información en la emisión de la factura, eliminar o prevenir prácticas indebidas de simulación de operaciones y acercarse a los contribuyentes que estén realizando esta práctica o compren facturas. Entre los beneficios que ofrece esta nueva modalidad se encuentran la mejora en la toma de desiciones para los empresarios basados en datos reales, ahorro en los costos y la accesibilidad para las PyMes.

Entidades como Queretaro, Quintana Roo entre otras, presentan el mayor número de empresas sin proceso de actualización, cabe mencionar que esta nueva modalidad integra 17 catálogos como el código postal, moneda, clave de unidad, servicio y producto, entre otros; la incorporación de 46 reglas de validación como cálculo de redondeo, tipo de cambio, y validez del RFC.

Otro elemento de los catálogos es la implementación de una clave de identificación a cada producto, por lo que los empresarios deben de asociar sus inventarios con sus claves internas a las claves puestas por la autoridad tributaria.

 

Además de la clave del producto, se incluyeron valores para:

Cantidad: Cantidad de bienes o servicios aplicables a cada concepto.

Unidad: Es opcional, podrás capturar la unidad de medida propia de tu operación aplicable a la cantidad expresada en el concepto.

Clave de unidad: Escribe las tres primeras letras de la descripción de la clave aplicable a cada concepto y selecciona la opción deseada.

Número de Identificación: Es opcional, para expresar el identificador propio de tu operación del bien o servicio de cada concepto.

Descripción: Descripción del bien o servicio por cada concepto.

Valor unitario: Valor o precio unitario del bien o servicio cubierto por cada concepto.

Descuento aplicable: En caso de algún descuento, se debe indicar el monto.

Un elemento clave de la nueva emisión de factura electrónica es que no permite el uso de números negativos, no permite el registro de concepto con valor en cero, y se eliminaron 19 campos como el domicilio fiscal del emisor y receptor, todo para disminuir el riesgo de cometer errores de captura.

 

ACTUALIZACIÓN PARA EVITAR MALAS PRÁCTICAS

Una propiedad que integra esta actualización radica en que los sistemas están ajustados para que al momento de que el contribuyente emita una factura o de presentar una declaración lo haga cumpliendo todo lo que indica la legislación fiscal, además de evitar evitar efectos de facturas canceladas:

RFC inexistente.

En entrevista pasadas, Gretel Ramos, administradora del SAT en Coahuila, indicó varias de las malas prácticas fiscales que se podrá reducir con esta modalidad de facturación como el ingreso de RFC inexistentes.

Señaló que los sistemas están ajustados para que al momento de que el contribuyente emita una factura o de presentar una declaración lo haga cumpliendo todo lo que indica la legislación fiscal.

“Para él es mucho más sencillo de cierta manera, el cumplimiento de obligaciones se vuelve una manera imperceptible. Yo sólo entro a la plataforma y estoy cumpliendo”, dijo.

“Un contribuyente al emitir lo hacía con un RFC del receptor el cual era incorrecto, e inclusive en algunas veces inexistentes. Lo que traía como resultado es que si el emisor de la factura no quería modificar el campo el receptor no podría deducir ese gasto y obviamente se incrementa el monto del cual se calcula el impuesto”, declaró.

Con esta herramienta se busca la certeza jurídica al contribuyente a través de los validadores. “Al momento de realizar una factura y el sistema se da cuentas que no existe este RFC, el mismo sistema va a manejar un mensaje aclarando que no existe el RFC. Había esta mala práctica, a veces no era dolo, sólo era un dedazo, ya cuando lo hace con un RFC inexistente ya es un delito”, apuntó.

Cancelación de facturas pagadas.

Agregó que, cuando un contribuyente facturaba la venta de un producto, la podía cancelar, para no reportarla como ingreso. Esto le afectaba al comprador, pues ya no la podía reportar como gasto al momento de declarar.

Gracias a la factura hay un incremento en la rentabilidad de la recaudación. Con esta actividad digital impulsada desde el 2015, se registra un movimiento de 200 facturas por segundo.

Además reduce los gastos, pues si antes el SAT gastaba un peso por cada cien pesos facturados, ahora sólo se gasta 53 centavos. Además de ahorrar espacio físico para archivar. El SAT informo además de una herramienta gratuita en su portal web para realizar dichos cambios. “Para utilizarla deberás contar con e.firma y certificados de sello digital vigentes”. Además, están publicados ahí los datos de 20 Proveedores Autorizados de Certificación que al momento ya están listos para ofrecer este servicio.

En Intelisis estamos conscientes de la importancia de tener al día estos requerimientos, por lo que nuestros sistemas de gestión se encuentran totalmente alineados con estas especificaciones.

Sin importar en que lugar de la República te encuentres, con Intelisis  ¡Toma el control de tu negocio!

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