La migración de datos es vital para la innovación de la empresa, así que hablemos hoy de un ERP (siglas de Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales).
La implementación de un ERP en la nube puede ser desafiante. Esto ocurre principalmente cuando la organización cuenta con gestión de herramientas o infraestructuras IT anticuadas.
Sin embargo, el pronóstico indica que para el 2020 el 34.24% de las empresas estaba migrando sus datos a un ERP para desligarse de los sistemas heredados. Eso indica que, pese a los retos, las empresas están comprendiendo el poder de la gestión de datos en la nube.
Ventajas de migrar a un ERP en la nube
Implementar un ERP en la nube puede ser atractivo por muchas razones; eso depende del tipo de sector al que pertenece tu negocio. Por ejemplo, para una pyme migrar datos a una solución de este tipo puede significar la gestión de tus primeros proyectos de forma simplificada.
Ahora bien, si nos vamos a lo macro podemos verlo de la siguiente manera:
- Seguridad: puede que suene evidente, pero la vanguardia en la encriptación de datos de este tipo de tecnología es muy segura. Controla el acceso no autorizado de la información desde el interior y de las amenazas maliciosas del exterior. Por lo tanto, se reduciría prácticamente a un 0% la posibilidad de robo de información. Esta es una cuestión que no pueden garantizar los sistemas heredados o en silos.
- Escalabilidad: la implementación de ERP es la oportunidad de aumentar o disminuir el uso de recursos que te brinda la herramienta. Eso quiere decir que el software se diseña de acuerdo a tu demanda: agregar nuevas líneas de negocios o sumar contrataciones ¡Crece contigo!
- Datos en tiempo real: dado que los datos están centralizados en la nube, tu información siempre estará actualizada. Por esta capacidad podrás hallar y eliminar los cuellos de botella y disminuir la posibilidad de gestionar información inexacta.
- Eficiencia en los procesos operativos: un ERP reúne todo en un solo lugar, permitiendo que todo tu equipo tenga acceso a la misma información. Súmale la visualización en tiempo real y la centralización. Automáticamente, la operatividad de la empresa mejora considerablemente.
- Personalización al máximo: o lo que es lo mismo, integrar los recursos que necesitas para extraer datos de manera simple, según las necesidades de cada equipo.
- Accesibilidad: la implementación de un ERP simplifica el acceso de los colaboradores. Pueden ver la información desde cualquier dispositivo: desktop, smartphone, tablets, portátiles, etc., y desde cualquier parte del mundo. Con tan solo sincronizar el dispositivo, podrán gestionar todo lo referente a su equipo.
Escalabilidad, personalización y datos en tiempo real son algunos beneficios de un ERP. ¿Quieres conocer más detalles? ¡Sigue leyendo!
Retos que puedes enfrentar al momento de la implementación de un ERP en la nube
Generar cambios en una organización de cualquier tamaño siempre genera algunos miedos, aún sabiendo que será para su crecimiento. En la implementación de un ERP, el asunto no es muy distinto.
Aquí te enumeramos algunos de los desafíos más comunes:
Gestionar el cambio
La adopción de un software en la nube para la gestión de datos va más allá de hacer un cambio de software. Por eso, hay que profundizar en los procesos comerciales de la organización que lideras y así determinar de qué forma se aprovechará la herramienta.
Por otro lado, debes lidiar con la resistencia al cambio, no solo de los colaboradores o de tu equipo, sino también con la de los líderes rígidos. Su criterio puede estar anclado en que las herramientas con las que cuentan actualmente funcionan lo suficientemente bien como para no necesitar innovar.
Integración de los datos
Antes de adoptar un ERP, seguramente la empresa ya contaba con una herramienta de gestión de datos. Y por lo general, cada departamento tiene una versión personalizada de los datos.
Migrar todo esto a un sistema en la nube es sinónimo de mover bases de datos de infraestructuras antiguas. También implica reunir toda la información distribuida de toda la empresa para centralizarla en un ERP.
Y finalmente, se deberá escudriñar en sistemas contables, administrativos, financieros y operativos. ¡Es una ardua tarea!
Extraer calidad de datos
Una vez que se haya cumplido el paso anterior, se inicia el proceso de migración. Pero surge entonces un nuevo reto en la implementación de un ERP: es probable que cada departamento tenga la misma información de clientes, proveedores, productos, etc. Eso puede generar duplicación de datos.
Claves para una exitosa migración o implementación de ERP en la nube
Como ves, el asunto implica superar algunos desafíos, pero como cualquier otro reto de la organización, lo realizarás con metodologías para eludir los inconvenientes. Por eso te recomendamos considerar estas claves:
- Delega la responsabilidad de datos: al reconocer que hay información duplicada define qué departamento se encarga de qué tipo de datos. Así asignas a un responsable y eliminas el duplicado.
- Haz limpieza de datos: es muy probable que quieras migrar todo el histórico de datos a tu nuevo software en la nube. Pero sinceramente ¿los necesitarás todos?
- Define el uso comercial de tus datos en un ERP: piensa que la migración de datos es una oportunidad grandiosa para hacer crecer a la organización. Para ello hay que definir qué tipo de datos quieres extraer de un sistema de este tipo. Los datos sin interpretación son solo eso, datos.
Te damos nuestras claves y consejos para que te unas al 30% de las empresas que han experimentado una evolución exitosa después de migrar datos a la nube.
Pasos fundamentales que debes dar para implementar un ERP en la nube
Lo que te mencionamos en el apartado anterior constituye los pasos iniciales para adoptar tu nuevo software en la nube. Seguidamente, deberás implementar las siguientes acciones:
Crea un grupo de migración de datos
Puede ser un grupo o solo una figura que tenga visión estratégica para decidir qué datos se migrarán. El equipo que selecciones, también debe poder llevar a cabo el proceso de implementación asegurando que todo transcurra con la menor cantidad de errores posibles.
Lo ideal es que el equipo esté conformado por los líderes de cada departamento, así habrá democratización en las decisiones.
Estudia el origen de los datos
La duplicación de información trae un inconveniente: las inconsistencias. Es un desafío recurrente que tu equipo responsable debe mapear para encontrar y corregir las redundancias.
Enfócate en encontrar datos antiguos: proveedores que ya no colaboran, clientes que ya dejaron de serlo o productos que no tienes en tu cartera actual.
Inicia el proceso de migración
En el proceso de transición es posible que algunos de tus datos deban ser procesados de forma distinta en tu nuevo sistema de ERP. Hay que realizar la migración en modo beta para realizar una prueba y así asegurarte de que todo vaya marchando de acuerdo con lo deseado.
O, en caso contrario, deberás realizar los cambios necesarios para convertir tus datos y que el nuevo software pueda reconocerlos.
Intelisis te acompaña en el proceso de migración e implementación del ERP
En Intelisis tenemos una misión invariable: impulsar el crecimiento de las empresas que deciden tomar el camino de la evolución. Estamos listos para brindarte la solución que necesites, con herramientas y recursos que se adaptan a las necesidades de tu sector.
Esta misión nos ha convertido en partners estratégicos de más de 2.500 empresas, que hoy disfrutan de los beneficios del control de datos con una solución de vanguardia.
Conclusión
La implementación de un ERP no es un proceso que acaba después de migrar los datos a la nube. Es un proceso que amerita la evaluación y mejora continua para el crecimiento de la organización.
Recuerda que antes de tomar una decisión que te dirija a la innovación, tienes que preparar el escenario interno. Es decir, conocer los desafíos, manejar las claves y seguir nuestros consejos para que la migración de datos se dé de forma exitosa. Con Intelisis este proceso no lo harás solo, lo haremos por ti.
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