La administración de uno o varios inmuebles, sean del tipo que sean, no es tarea fácil. Todas las áreas por administrar producen una gran cantidad de datos: contratos, permisos, licencias, facturas, listas de proveedores, registros de depósitos, recibos de pagos y honorarios, datos legales y personales, la lista es inmensa. Todos estos datos pueden resultar muy valiosos, someterlos al escrutinio adecuado proporciona una visión clara de problemas y posibles soluciones. Sin embargo, esto depende de la organización y almacenamiento de dichos datos.
El tener todos estos datos por separado dificulta aún más la labor del administrador, que además de hacer su trabajo asegurando que el inmueble trabaje como debe, está organizando y persiguiendo la información, tratando de analizar los datos para generar estrategias que solucionen problemas y mejoren el inmueble. La información suele almacenarse y organizarse en bases de datos que crecen desmedidamente a falta de planeación y utilizando software no especializado. Por lo general, terminamos con varias bases de datos para diferentes cosas y se dificulta enlazar la información o encontrar lo que se busca.
Una forma de agilizar procesos y facilitar el trabajo de gestión es integrar todos estos datos en un solo sistema, uniendo todas estas bases de datos y enlazando sus elementos de tal forma que reflejen su relación y comportamiento. Puede haber más de una relación y todas las relaciones son trazables, por ejemplo: para un solo local o departamento podemos tener una colección de todos los contratos pertinentes y documentos anexos, pero también pueden forman parte de una colección o lista de arrendatarios deudores con fechas de pago y datos contables. Tener claras y a la vista esas dos relaciones analizando un solo elemento elimina búsquedas innecesarias y libera tiempo.
Un sistema de gestión empresarial (conocido también como ERP por sus siglas en inglés) es un medio perfecto para la integración, manejo y almacenamiento de la información administrativa. A continuación, listamos cinco razones por las cuales conviene integrar los datos a través de un ERP:
Accesibilidad y enlazamiento
La capacidad de acceder a TODOS los datos rápidamente y sin complicaciones, además de la posibilidad de generar enlaces entre los datos asegura la trazabilidad de procesos. Además, no hay límite en los enlaces a generar, así que los datos pueden pertenecer a varias bases o listas y mantener su unidad como elemento y tener varias características manipulables al mismo tiempo.
Reducción de errores humanos
La atención y concentración son un recurso limitado, tener recordatorios en lugar de tratar de recordar y resolver todos los pendientes por hacer permite dirigir esfuerzos a donde realmente se necesita. Con la opción de colocar alarmas y recordatorios en cualquiera de los procesos que se lleven a cabo dentro del ERP, puedes dejar de preocuparte de estar al pendiente de todo.
Escalabilidad de datos
Podemos revisar los datos desde nivel contrato unitario hasta varios inmuebles administrados desde una sola cuenta, facilitando la comparación de información y búsqueda de elementos clave para estrategias o soluciones a problemas.
Facilidad de análisis
Tener acceso a todos los datos inmediatamente y la posibilidad de organizarlos como se desee sin romper las relaciones entre los datos permite hacer análisis que resultan complejos sin esta función, pues se pierde la conciencia de las relaciones entre los datos después de mucha manipulación. Por ejemplo, hay casos donde se olvidan los costos unitarios de insumos de mantenimiento dentro de una lista, por manejar costos generalizados; cuando hay cambios en el mantenimiento y algunos de esos insumos ya no sean necesarios, seguirán siendo comprados porque ya no se revisan los elementos de la lista, sino que la lista se ha vuelto un elemento unitario en la mente del administrador o responsable, haciendo compras innecesarias hasta que salte a la vista que ya no es necesario.
Automatización de procesos
Pagos recurrentes como servicios, nóminas e impuestos; procesos que precisan cálculos como facturación o compra de suministros; recordatorios y alarmas programadas para mantenimiento, cualquier proceso que se lleve a cabo dentro del ERP es automatizable.
Conclusión
Razones hay muchas más de cinco, pero éstas pueden representar un cambio importante en los procesos de gestión y administración de diferentes inmuebles, ya sean condominios, oficinas, parques industriales, centros comerciales o desarrollos de uso mixto. En el negocio inmobiliario, el análisis de los datos y las estrategias concebidas tras el análisis son lo que forja el futuro de los nuevos desarrollos.
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