Conoce qué son los sistemas ERP y cómo funcionan

¿Qué son los sistemas ERP y cómo funcionan?

Tecnología

Las empresas llegan a un punto en el que su crecimiento les impide continuar llevando sus procesos en hojas de cálculos. ¿Cómo llevar el historial de datos de un año a otro? ¿Cómo controlar el proceso de ventas cuando se están atrayendo nuevos clientes?

¡Tenemos la respuesta! Adoptando un sistema de planificación de recursos, un ERP (Enterprise Resource Planning) .

¿Qué son realmente los sistemas ERP?

Se trata de una solución desarrollada con tecnología en la nube con el objetivo de optimizar los procesos comerciales internos de las empresas. Tiene como base una fuente de datos central que reúne información de los diferentes departamentos de la empresa. Por ejemplo:

Por ejemplo:

  • Marketing.
  • Comercial y ventas.
  • Inventario.
  • Finanzas y administración para facilitar la facturación y cobranzas.
  • Recursos humanos.
  • Cadena de suministro para obtener una visual completa con todos los actores del proceso: compras, importaciones, atención con proveedores.

Veámoslo mejor:

Qué son los sistemas ERP

Como puedes ver en el diagrama de Intelisis ERP 6000, todas tus operaciones están integradas en un mismo software, de modo que obtienes el control absoluto. 

Además, reduces las brechas de operatividad y control de los datos porque no hay cabida para datos inconexos. Todo esto porque la información se centraliza. También se eluden problemas como: 

  • Desconocimiento de las necesidades de los clientes y de la empresa.
  • Fuga de prospectos
  • Brechas entre marketing y ventas

Tipos de sistema ERP

 4 tipos de sistemas ERP para una empresa

La ventaja que ofrece un ERP es que genera una visión integrada de todo el desempeño de la empresa. Ahora bien, sus funciones pueden variar de acuerdo al tipo de ERP que decidas adoptar:

  • ERP horizontal: se ajusta a las demandas de cualquier empresa para manejar los elementos básicos, sin importar a qué sector pertenece: clientes, pagos, cobros, proveedores y empleados. Pero, si necesita migrar a un ERP y agregar un módulo personalizado, deberá pensar en otro tipos de sistemas ERP.
  • ERP vertical: incluye los módulos antes mencionados, pero se agregan módulos característicos al sector al que perteneces. 
  • ERP estándar: como bien lo indica su nombre, son sistemas ERP que incluyen los módulos básicos para conocer las operaciones de la empresa. 
  • ERP personalizable: es uno de los sistemas ERP más funcionales porque puedes adaptarlo a las necesidades no solo del sector sino de la empresa. Es decir, si deseas poner foco a la relación con los clientes, se puede incluir un CRM para seguir cada detalle. 

5 beneficios de los sistemas ERP para tu empresa

Cinco beneficios de sistemas ERP para una empresa

De acuerdo con pronósticos de Statista, los sistemas ERP obtendrán un valor de USD 100.7 mil millones. Es un evidente indicador que confirma el cambio y la evolución que está significando para las industrias.

El mercado de sistemas ERP ya está valorado en más de  USD 100 mil millones

Los sistemas ERP optimizan el flujo de trabajo

El simple hecho de poder ver en 360 toda la operación de la empresa ya estás ganando un 10% en operatividad. Sin embargo, desmenucemos mejor cómo se logra este beneficio:

  • Automatizar los procesos operativos más complicados: facturación es uno de los departamentos más densos, cuando de información se habla. Con los sistemas ERP, este flujo se automatiza y le puedes decir adiós a las viejas hojas de cálculo. 
  • Reduces costos de operaciones: al tener tu flujo operativo automatizado, reduces la intervención de mano de obra humana, por lo que reduces tus recursos corporativos.
  • Relación con clientes y proveedores mejorada: debido a que puedes incluir módulos para integrar información de clientes y proveedores, las brechas de comunicación son casi inexistentes. No mentimos cuando afirmamos que obtienes el control de tus operaciones.

Permiten hacer inteligencia de negocios

Una de las razones por la que los sistemas ERP te ayudan a promover la inteligencia de negocio fue explicada en el apartado anterior. Resumiendo: automatizas tareas, reduces costos y mejoras la relación con tus clientes. 

Otra buena razón es que los sistemas ERP apoyan tus procesos a través de funciones tales como los reportes y disponer de la información en tiempo real.

¿Cuánto tiempo puede pasar para que tu equipo de facturación encuentre un error en la misma? Puede pasar hasta un mes, justo cuando finanzas esté realizando los reportes para presentarlos a la gerencia.

Con los sistemas ERP pueden monitorear todo en tiempo real. ¡Es genial que puedas abordar los problemas de forma proactiva!

Protegen a tu empresa y a tus clientes de prácticas fraudulentas

Hay dos tipos de protección que los sistemas ERP promueven. El primero, es la autenticación de factores para determinar si la actividad fraudulenta se realiza en lo interno. Permite ver si un agente interviene, altera, elimina, etc., procesos ligados a la facturación de los clientes, proveedores y propiamente de la empresa.

El segundo, los sistemas ERP crean protocolos de seguridad para 4 puntos claves, aunque también vulnerables:

  • Protección de la infraestructura
  • Protección de la red
  • Protección de sistema operativo
  • Protección de la base de datos.

Todo esto entendiendo que los datos de tu empresa se guardan en la nube y que este sitio puede ser víctima de la ciberseguridad.

Favorecen la integración de los equipos

En la mayoría de las empresas cada departamento lleva su propio control sobre sus actividades operativas. Y cuando, por ejemplo, finanzas necesita de datos puntuales de contabilidad, recurre por ayuda para auditar de manera rápida su base de datos. Tal acción se realiza con el fin de comparar la información que está manejando.

El atasco aparece cuando los datos de finanzas no concuerdan con los que tiene contabilidad. Es un problema que el 87% del equipo financiero identifica como una de las situaciones más críticas.

Los sistemas ERP resuelven todo este problema con la interacción de información de los diferentes departamentos. Cuando todos manejan los mismos datos, el porcentaje de incongruencia se reduce casi a 0.  

El 89% encuentra desafiante la gestión de contabilidad, pero con un sistema ERP eso se facilita.

Se adaptan a las necesidades corporativas

Otro de los beneficios de los sistemas ERP es su capacidad de adaptabilidad. Bien lo realice con las especificaciones mencionadas anteriormente o ajustándose al tipo de arquitectura que necesites.

Por ejemplo, si se tratara de una empresa en pleno crecimiento con un arquitectura propia, los sistemas ERP pueden instalarse localmente para ahorrar costos, que quizá la empresa no está dispuesta a asumir.

También, si necesita un sistema ERP híbrido, es perfecto. Por ejemplo, cuando tienes una gestión de datos propia que se ajusta a tus necesidades, pero quieres afinar el control del proceso con proveedores. Entonces, en ese caso, el ERP se orienta hacia esa intención. 

Conclusión 

Los sistemas ERP son la solución adecuada para las empresas que tienen como objetivo mejorar sus procesos operativos mientras ahorran costos. Al mismo tiempo que eso sucede, se gana control absoluto e integración. 

En Intelisis somos la puerta abierta a la oportunidad de adoptar la innovación en tu organización. Contáctanos. 

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